Los bibliotecarios Carmelitas se reunieron en Boxmeer, Holanda, del 1-3 de julio, 2004. Los representantes de las bibliotecas Carmelitas de Francia, Irlanda y Polonia asistían al encuentro por primera vez. Otros que asistieron al encuentro representaban a las Provincias del Purísimo Corazón de María, Australia, Bretaña, Los Países Bajos y Roma.

El grupo decidió por votación aceptar dos la catalogación de libros que permitirá el intercambio electrónico de información. Todas las bibliotecas comenzarán a usar el formato MARC record y también la base de datos Z3950 compliant. Esto posibilitará a una persona buscar simultáneamente varias bibliotecas Carmelitas al mismo tiempo, evitando la necesidad de un catálogo central que deba ser hecho y actualizado. Se les pedirá a todas las otras bibliotecas carmelitas no presentes, que adapten el mismo.

Una semana después del encuentro, el Instituto Carmelita de Holanda comunicó que su catálogo de la biblioteca carmelita ha sido puesto en internet haciéndolo accesible a los carmelitas y a cualquier persona de todo el mundo.

Ya que era el primer encuentro con las Provincias de Irlanda, Polonia y la Delegación Francesa presente, se le pidió a cada una que hiciera una presentación sobre su biblioteca. El P. William J. Harry informó sobre sus visitas a las bibliotecas de varios conventos de clausura de la región de Andalucía en España con el P. Manuel Anguiano, archivero para la Provincia Bética y archivero y bibliotecario de la Curia en Roma.

La Provincia de Irlanda está construyendo una biblioteca como parte de la renovación del Gort Muire Conference Center. Contratará también a profesionales para organizar la biblioteca y archivos provinciales. Se dio información sobre la biblioteca de Cracovia y varios miembros del comité planean visitar Cracovia el próximo año, para aprender más sobre este enorme recurso para la Orden. Se dará un informe más completo sobre la biblioteca en un número futuro de CITOC. El Centro de Espiritualidad de Nantes, Francia, ha crecido de un modo clave en la presencia carmelita en aquel país. El comité decidió reunirse allí el próximo año para ver la biblioteca directamente.

El Dr. Antoine Jacobs, director del proyecto Monasticon Carmelitanum Neerlandicum de la Provincia de Holanda, hizo una presentación. Habló sobre el Karmeliter Bucher de los archivos de Frankfort, Alemania. Millenduch estuvo haciendo memoria de la historia de la casa de Frankfort y Main. Sin embargo, él empieza por los orígenes de la historia de la Orden y después se trasladó a Alemania, República Checa, Bélgica y Los Países Bajos.

En su bienvenida, el P. Tjeu Timmermans, Prior Provincial de la Provincia de Holanda, elogió la colaboración entre los bibliotecarios que "pondrán a disposición de la Orden internacional la riqueza de nuestras bibliotecas y de nuestros institutos científicos". Añadió que "la ocupación prioritaria de una Provincia es prestar atención al estudio y a la investigación científica de nuestros recursos. Esto contribuye al crecimiento de la Provincia y de la Orden Carmelita. También al de la Iglesia y del mundo de hoy donde muchas personas, religiosas o laicas, buscan una vida coherente y espiritual. El sueño es hacer disponible nuestra importante herencia."

El P. William J. Harry también asistió al encuentro en calidad de Consejero General responsable de la Cultura. En sus comentarios de apertura del grupo les recordó que muchos tienen interés en lograr alcanzar el nivel de "cultura" en la Orden, pero necesitan poder acceder a los instrumentos para conseguirlo. Le pidió al grupo que durante esos días se reunieran para organizar con anticipación su agenda de establecimiento de bibliotecas, mantenimiento/mejora de las bibliotecas que tenemos y desarrollo de las nuevas formas de acceso a las bibliotecas, como el acceso virtual y libros en CD. Sugirió que orientaran su mirada hacia la Congregación General del 2005, que comenzará identificando áreas para una planificación futura.

El próximo encuentro de los bibliotecarios Carmelitas tendrá lugar en enero de 2006 en Nante, Francia.